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Silvia Zillo: Como economizar sem comprometer a qualidade do seu evento

Publicado

em

(*) por Silvia Zillo

Eventos corporativos ainda são um dos melhores recursos para sua empresa se aproximar dos clientes, prospects e público e criar oportunidades de proporcionar a eles experiências memoráveis. Não à toa, o último estudo da Associação de Marketing Promocional (AMPRO), indicou esta ferramenta no topo do ranking das que fazem parte do investimento das empresas.

No entanto, a organização de um evento, seja ele um encontro mais informal ou um grande congresso exige o cuidado com detalhes que, se deixados de lado, podem comprometer o resultado final e acabar com experiências negativas que, com certeza, sua empresa não vai desejar.

Mas como realizar um bom evento quando o orçamento é limitado? Quando isso acontece, o melhor a fazer é usar a criatividade e ter certeza de possuir bons fornecedores com preços competitivos. E se a ideia é economizar, é preciso saber quando a “economia” não irá se tornar um gasto desnecessário. Veja algumas dicas:

– Tenha uma agência parceira de (muita!) confiança. Nem sempre o menor preço é sinônimo de economia. Muitas vezes o melhor é ouvir a voz da experiência de quem está no mercado só para executar esse tipo de serviço e já tem o caminho para o fornecedor mais adequado, mesmo que seja para acrescentar uns valores a mais no final do projeto.

Já aconteceu de um cliente, na visita técnica, querer utilizar as cadeiras do local para compor as mesas do jantar ao invés de locar cadeiras de fora, apenas por economia. Foi dito que o ideal seria locar cadeiras menores e que tivessem mais a ver com o tipo do evento, já que as do espaço, além de grandes demais, eram muito formais. Ainda assim, a resposta foi negativa.

No dia do evento, o espaço já montado com as mesas e as cadeiras ficou muito apertado e não ficou bonito. Quase não era possível caminhar entre uma mesa e outra. O resultado? No próprio dia do evento, pouco tempo antes do início, tivemos que ligar como loucos para fornecedores de cadeiras e ver se conseguíamos a quantidade em tempo hábil para entrega. Conseguimos, porém o custo acabou sendo maior do que se tivéssemos locado com antecedência.

– Cuidado com determinados itens. Dependendo do item do evento, não se deve economizar no sentido de querer o melhor preço. São exemplos a cenografia, o gerador (que é sempre necessário, independentemente do uso) e a projeção. Estes itens são de muita importância e ter um fornecedor que cobre barato, muitas vezes não significa economia. No caso do gerador, investe-se para tê-lo porque, caso venha ser necessário, é um item que vai salvar o evento.

– Segurança é fundamental. Especialmente para congressos e feiras, é imprescindível a presença deste profissional em todos os momentos, principalmente no período noturno. Se é um stand com muitos itens do próprio cliente ou mesmo algum item de valor do fornecedor do stand (uma iluminação, algum equipamento eletrônico etc), segurança é essencial para que nada seja furtado. Um problema desse tipo por economia desnecessária pode custar um preço alto, muito alto.

Cada evento é único e ao analisar a planilha de orçamento, é comum a decisão de cortar itens quando o valor ultrapassa o budget. Nesta hora, é necessário estar atento ao que não deve ser cortado para evitar consequências desagradáveis durante a montagem ou até mesmo no evento, pelo simples fato da “economia”.

Nem sempre o mais caro é o melhor, porém é fundamental termos as melhores referências, tanto do fornecedor que está sendo contratado e até mesmo da agência que se contratou.

Planejamento! Sabemos que mundo perfeito não existe, porém, o ideal é sempre podermos planejar o evento com antecedência para que, assim, consigamos otimizar ainda mais os custos de um evento. Planejar com antecedência garante melhores negociações com todos os fornecedores envolvidos, pois a demanda da concorrência ainda será menor.

(*) Silvia Zillo é sócia-diretora da Zillo Eventos

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Viagens corporativas devem crescer em 2022

Publicado

em

*Por Leonardo Bastos 

O Brasil foi um dos países que mais sofreram com a pandemia. Para se ter uma ideia, o índice do IPCA, medido em outubro pelo IBGE, ficou em 1,20% – o pior resultado desde 1995. Com este cenário, os economistas estão prevendo que 2022 será um ano de recessão, ou seja, retração do mercado, e consequentemente isso fará com que as empresas fiquem mais “travadas”, focadas em retenção de custos.

Mesmo com essa previsão para o ano que vem, quase metade dos viajantes corporativos esperam voltar a viajar muito em breve. Desde o início da pandemia de Covid-19, o segmento de viagens corporativas apresentou retração à medida que os eventos foram cancelados e as empresas iniciaram um plano de trabalho home office, e utilização de soluções digitais para realização de reuniões de negócios. Passada a fase mais crítica, o setor apresenta recuperação. Uma pesquisa do Kayak mostra que as viagens corporativas retornarão até o fim deste ano para 23,9% dos entrevistados, enquanto 22,1% acreditam que isso acontecerá no início de 2022. Ao todo, mil brasileiros foram ouvidos durante o estudo.

E pensando nesse momento da economia brasileira, junto com a necessidade das empresas pensarem em viagens corporativas, nada mais correto do que pensar em uma política de viagens. Por permitir criar regras e diretrizes bem estabelecidas em relação a compras de serviços de viagens, é uma ótima estratégia de economia e melhoria de processo. Através dela a empresa conseguirá definir o teto de gasto com diárias de hotéis, ou por exemplo, a antecedência de compra de uma passagem aérea. Grande parte dos custos de viagens estão associados à antecedência de compra e a políticas não controladas, além de ter uma política bem desenhada, é importante ter sistemas que dê aderência a mesma.

Alguns tópicos que devem conter em uma política de viagens são: objetivo da política, quem se destina a política, papéis e responsabilidades, tipos de viagens, canais de compras autorizados, regras de aéreo, regras de hospedagem, regras para locação de veículos, regras para reembolso de despesas de viagens, adiantamentos, prestação de contas e fluxo de aprovação.

Como implementar a política de viagens?

Há algumas estratégias que são utilizadas para facilitar a implementação e aderência a política. Entre elas estão:

  • Alinhar com o RH e implementar um processo para highlight dos principais tópicos da política no onboarding dos funcionários;
  • Implementar um processo regular de comunicação de boas práticas – uma agência pode ajudar os clientes enviando SMS e E-mail para os colaboradores, com os principais pontos da política;
  • Flyer no café ou TV Corporativa;
  • Lista de distribuição no whatsapp;
  • Além disso, ter um sistema de viagens que permita a gestão da política criando alertas ou até mesmo bloqueando caso seja uma política mais restritiva, é 70% do caminho.

A principal vantagem da política é sem dúvidas a economia e a melhoria de processo. Já tivemos um case de economia de 18% só com a implantação de uma política de viagens. Além disso, o fato de você deixar claro para o colaborador desde o princípio o que pode, e o que não pode dentro da política, isso diminui o atrito em um caso, por exemplo, de prestação de contas, onde o colaborador gastou R$ 50,00 para o café, e o permitido era R$ 30,00.  Dificilmente o colaborador irá lembrar de todos os itens da política, por esse motivo para que tenha o benefício da relação empresa e colaborador, é necessário um sistema que faça esse gerenciamento.

Portanto, já é possível entender como a política de viagens corporativas bem aplicada nas empresas, pode ajudar na redução de custo de uma corporação. Além disso, é preciso contar com a ajuda de uma agência que revise constantemente: os acordos comerciais com as companhias aéreas e locadoras de veículos, reestruturação de hotéis e negociação de tarifas, revisão da política de viagens, análise histórica de compra, entender quanto que a empresa deixou de economizar e porquê. Fazendo esses passos, a empresa terá um desdobramento de vários planos de ações que serão realizados em conjunto, tenho certeza, trará economia imediata.

*Leonardo Bastos, é CEO na Kennedy Viagens Corporativas

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Marketing de Experiência é relevante e memorável

Publicado

em

*Por Jorge Nahas

Marketing de Experiência não é uma tendência, mas sim um imperativo para o  século XXI. Na era da tecnologia, da modernidade líquida, precisamos criar momentos concretos, reais,  que se passem longe de uma tela e façam os corações baterem mais rápido. Dentre os preceitos, estão: promover marcas por meio de sensações e de relacionamento; fazer com que elas participem da vida do consumidor de forma integrada, interessante e emocionante; criar novos hábitos de consumo; investir onde seu público-alvo gasta seu tempo de lazer; proporcionar experiências emocionantes e divertidas ligadas ao DNA da empresa, produto ou serviço e permitir que as pessoas expressem seus valores através do consumo. Essa prática vem marcando presença com força no mercado corporativo, mostrando-se um elemento altamente eficaz para demonstrar reconhecimento pelos colaboradores ou fortalecer relacionamentos com clientes. Muito melhor do que presenteá-los com artigos comuns, que podem ser encontrados em qualquer loja, é oferecer-lhes uma experiência única, customizada conforme seus interesses.

A missão é quebrar a rotina e proporcionar momentos diferenciados como: sentir novas sensações, tocar os céus em um maravilhoso voo de balão, mergulhar em uma praia paradisíaca, explorar a natureza, desafiar a velocidade, ou simplesmente passar um  dia em um dos spas mais luxuosos do país.

A CLT hoje abre um cenário bastante favorável ao Marketing de Experiências, pois permite que empresas premiem livremente seus colaboradores sem incidência de reflexos trabalhistas, da contribuição previdenciária e do FGTS, o que traz impactos bastante positivos. O maior deles é a transformação cultural das empresas, que podem investir mais em incentivos, premiações e bonificações, como as experiências.

Isso favorece o estabelecimento de um sistema meritocrático mais justo e favorável, pois a premiação será paga caso o funcionário entregue resultados e cumpra as metas estabelecidas. Assim, há uma relação ganha-ganha, em que ambos os lados, empresas e colaboradores, se esforçam mais para surpreender e sair da zona de conforto.

Lembramos que uma boa experiência se torna um momento inesquecível e pode transformar a vida. Um produto, não. Quando um colaborador é presenteado com uma viagem de curta duração, por exemplo, tem a chance de sair da rotina, conhecer um lugar novo, experimentar novos sabores.

 Associando sua marca a momentos de prazer, alegria e renovação, a empresa consegue transmitir seus valores e engajar ainda mais seus colaboradores, que contam com uma razão adicional para realizar um bom trabalho, ou até mesmo encantar sua base de clientes, alimentando um relacionamento próximo e duradouro. Isso gera um valor imensurável, infinitamente maior do que o investido para proporcionar a vivência em questão. Por isso, afirmo sem pestanejar: O Marketing de Experiências é a tendência do momento!

*Jorge Nahas é CEO da empresa O Melhor da Vida.

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