Gerenciar informações é um grande desafio para todas as empresas. Independentemente do porte ou quantidade de funcionários, centralizar as informações oficiais e manter as equipes alinhadas com a estratégia empresarial é crucial para o desenvolvimento do negócio. Nesse sentido, a intranet surge como uma solução perfeita para sanar boa parte das demandas da comunicação. Por isso, separei sete motivos para investir em uma intranet. Confira!

#1 Propagar as informações da empresa: Fazer a informação chegar aos colaboradores é tão importante quanto atrair a atenção e ter a mensagem entendida por seu público. Pode parecer banal, mas fazer a informação chegar aos destinatários sem ruídos é um dos principais desafios das empresas. A intranet é um sistema virtual onde cada usuário recebe um login e, a partir daí, é possível que tenham acesso aos comunicados e documentos da organização. Muito mais eficiente do que outros canais de comunicação que ficam limitados ao espaço de exposição, como a TV corporativa ou o velho jornal mural. Uma vez instaurada dentro da organização, a intranet torna-se um veículo formal, ou seja, de informações confiáveis e oficiais. É uma excelente maneira de combater a famosa “rádio peão” e as fofocas de corredor.

#2 Acessibilidade: Com um sistema inteiramente na nuvem, é possível acessar a intranet em qualquer dispositivo conectado à internet. Essa facilidade faz com que documentos, notícias, gerenciamento das equipes e eventos, fiquem à disposição dos funcionários mesmo se estes não estiverem fisicamente dentro da empresa. É uma facilidade extra para implementar o home office, ou então, ter acesso aos dados da organização em uma viagem de negócios, por exemplo. Se antes o colaborador precisava solicitar um documento para um departamento responsável e esperar que ele ficasse pronto, com a intranet esse processo torna-se automático e é feito em questão de minutos.

#3 Segurança: Uma vez que é desenvolvida de maneira personalizada, a intranet é uma rede privativa, e apenas os colaboradores tem acesso ao sistema. Sendo assim, a segurança das informações e dos dados é uma garantia intrínseca da ferramenta. É possível, inclusive, restringir o acesso a determinadas abas de navegação de acordo com o cargo ou setor. Dessa forma, o colaborador só tem acesso a informações e documentos que são pertinentes à sua função. Mas, é claro que restringir não é tudo. A empresa precisa criar políticas de conscientização sobre a responsabilidade dos funcionários a respeito das informações da organização.

#4 Produtividade e agilidade: Investir em uma intranet pode trazer muito ganho de tempo e aumento na eficiência administrativa. A ferramenta pode agilizar o trabalho burocrático dos colaboradores, otimizar diversos processos internos, disponibilizar informações e documentos, facilitar a checagem de dados e evitar erros e falhas no trabalho, uma vez que tudo é atualizado em tempo real. Outra vantagem é a geração de dados que o sistema pode proporcionar. Imagina o quão importante para tomada de decisões se a liderança tiver acesso ao número de horas que foram gastas em cada processo ou a quantidade de vezes que um documento foi alterado até ser concluído? Esse é o tipo de informação que ajuda na precificação de um serviço e na renegociação de um contrato.

#5 Cultura organizacional: A integração das equipes é uma realidade cada dia maior. Se antes os ambientes open space davam conta de manter o time reunido, atualmente, quando a maioria dos projetos envolvem mais de uma equipe, é indispensável ter um sistema que integre e reúna todos as informações de maneira simultânea. Com uma intranet, colaboradores, equipes diversas e gestores trabalham de maneira integrada, mesmo quando estão em locais geograficamente dispersos. Essa colaboração ajuda na construção e no fortalecimento da cultura corporativa.

#6 Tecnologia: Uma grande queixa do público interno é a lentidão com que algumas empresas se adaptam à tecnologia. Uma pesquisa feita em 2017, no Reino Unido, pela agência Gatehouse, ouviu 450 profissionais de comunicação interna. Desses, 49% consideram ultrapassadas as tecnologias utilizadas pelas empresas para se comunicarem com seus colaboradores. O mundo se modernizou, os hábitos mudaram e as empresas precisam acompanhar. A Intranet multiplataforma (adaptada também para smartfones) é a ferramenta ideal para uma comunicação interna eficaz, principalmente levando em consideração os novos hábitos da sociedade. Manter os canais de comunicação no mundo off-line não gera engajamento e, consequentemente, faz com que as mensagens mais importantes simplesmente não cheguem aos receptores alvo.

#7 Pequenas burocracias do dia a dia: As pequenas burocracias, muitas vezes, acabam tomando muito do tempo produtivo de um colaborador e, nesse sentido, a intranet pode desafogar alguns processos simples. Um dos melhores exemplos é a reserva de espaços compartilhados. É possível criar dentro da Intranet uma agenda para salas de reunião. Basta o funcionário entrar no sistema e “bloquear” a sala com data e hora. Outro processo burocrático, que acaba recaindo sobre o RH é a gestão dos aniversariantes do mês. Todo colaborador tem um perfil dentro do sistema e a organização dos aniversários, que antes era feita manualmente, passa a ser automática.

É impossível listar todas as vantagens, até porque cada empresa tem uma demanda especifica, e é justamente por isso que a intranet precisa ser uma ferramenta personalizada. Certamente, todas as empresas podem se beneficiar ao implementar um sistema como esse.

Antônio Bigaton é Administrador de empresas formado pela FAAP e sócio diretor da Company Group.