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Antonio Bigaton: Sete motivos para investir em uma intranet

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Gerenciar informações é um grande desafio para todas as empresas. Independentemente do porte ou quantidade de funcionários, centralizar as informações oficiais e manter as equipes alinhadas com a estratégia empresarial é crucial para o desenvolvimento do negócio. Nesse sentido, a intranet surge como uma solução perfeita para sanar boa parte das demandas da comunicação. Por isso, separei sete motivos para investir em uma intranet. Confira!

#1 Propagar as informações da empresa: Fazer a informação chegar aos colaboradores é tão importante quanto atrair a atenção e ter a mensagem entendida por seu público. Pode parecer banal, mas fazer a informação chegar aos destinatários sem ruídos é um dos principais desafios das empresas. A intranet é um sistema virtual onde cada usuário recebe um login e, a partir daí, é possível que tenham acesso aos comunicados e documentos da organização. Muito mais eficiente do que outros canais de comunicação que ficam limitados ao espaço de exposição, como a TV corporativa ou o velho jornal mural. Uma vez instaurada dentro da organização, a intranet torna-se um veículo formal, ou seja, de informações confiáveis e oficiais. É uma excelente maneira de combater a famosa “rádio peão” e as fofocas de corredor.

#2 Acessibilidade: Com um sistema inteiramente na nuvem, é possível acessar a intranet em qualquer dispositivo conectado à internet. Essa facilidade faz com que documentos, notícias, gerenciamento das equipes e eventos, fiquem à disposição dos funcionários mesmo se estes não estiverem fisicamente dentro da empresa. É uma facilidade extra para implementar o home office, ou então, ter acesso aos dados da organização em uma viagem de negócios, por exemplo. Se antes o colaborador precisava solicitar um documento para um departamento responsável e esperar que ele ficasse pronto, com a intranet esse processo torna-se automático e é feito em questão de minutos.

#3 Segurança: Uma vez que é desenvolvida de maneira personalizada, a intranet é uma rede privativa, e apenas os colaboradores tem acesso ao sistema. Sendo assim, a segurança das informações e dos dados é uma garantia intrínseca da ferramenta. É possível, inclusive, restringir o acesso a determinadas abas de navegação de acordo com o cargo ou setor. Dessa forma, o colaborador só tem acesso a informações e documentos que são pertinentes à sua função. Mas, é claro que restringir não é tudo. A empresa precisa criar políticas de conscientização sobre a responsabilidade dos funcionários a respeito das informações da organização.

#4 Produtividade e agilidade: Investir em uma intranet pode trazer muito ganho de tempo e aumento na eficiência administrativa. A ferramenta pode agilizar o trabalho burocrático dos colaboradores, otimizar diversos processos internos, disponibilizar informações e documentos, facilitar a checagem de dados e evitar erros e falhas no trabalho, uma vez que tudo é atualizado em tempo real. Outra vantagem é a geração de dados que o sistema pode proporcionar. Imagina o quão importante para tomada de decisões se a liderança tiver acesso ao número de horas que foram gastas em cada processo ou a quantidade de vezes que um documento foi alterado até ser concluído? Esse é o tipo de informação que ajuda na precificação de um serviço e na renegociação de um contrato.

#5 Cultura organizacional: A integração das equipes é uma realidade cada dia maior. Se antes os ambientes open space davam conta de manter o time reunido, atualmente, quando a maioria dos projetos envolvem mais de uma equipe, é indispensável ter um sistema que integre e reúna todos as informações de maneira simultânea. Com uma intranet, colaboradores, equipes diversas e gestores trabalham de maneira integrada, mesmo quando estão em locais geograficamente dispersos. Essa colaboração ajuda na construção e no fortalecimento da cultura corporativa.

#6 Tecnologia: Uma grande queixa do público interno é a lentidão com que algumas empresas se adaptam à tecnologia. Uma pesquisa feita em 2017, no Reino Unido, pela agência Gatehouse, ouviu 450 profissionais de comunicação interna. Desses, 49% consideram ultrapassadas as tecnologias utilizadas pelas empresas para se comunicarem com seus colaboradores. O mundo se modernizou, os hábitos mudaram e as empresas precisam acompanhar. A Intranet multiplataforma (adaptada também para smartfones) é a ferramenta ideal para uma comunicação interna eficaz, principalmente levando em consideração os novos hábitos da sociedade. Manter os canais de comunicação no mundo off-line não gera engajamento e, consequentemente, faz com que as mensagens mais importantes simplesmente não cheguem aos receptores alvo.

#7 Pequenas burocracias do dia a dia: As pequenas burocracias, muitas vezes, acabam tomando muito do tempo produtivo de um colaborador e, nesse sentido, a intranet pode desafogar alguns processos simples. Um dos melhores exemplos é a reserva de espaços compartilhados. É possível criar dentro da Intranet uma agenda para salas de reunião. Basta o funcionário entrar no sistema e “bloquear” a sala com data e hora. Outro processo burocrático, que acaba recaindo sobre o RH é a gestão dos aniversariantes do mês. Todo colaborador tem um perfil dentro do sistema e a organização dos aniversários, que antes era feita manualmente, passa a ser automática.

É impossível listar todas as vantagens, até porque cada empresa tem uma demanda especifica, e é justamente por isso que a intranet precisa ser uma ferramenta personalizada. Certamente, todas as empresas podem se beneficiar ao implementar um sistema como esse.

Antônio Bigaton é Administrador de empresas formado pela FAAP e sócio diretor da Company Group.

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Futuro da colaboração empresarial pode estar nos Ecossistemas

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Dizem que conhecimento compartilhado é conhecimento aumentado. Essa frase explica não só o porquê quero comentar sobre esse tema, mas também o sentido da existência dos chamados: Ecossistemas empresariais.

Apesar de já ser uma opção bastante desenvolvida no mercado, a definição de ecossistema – ou holdings, não é difundida como se deveria. Até mesmo para mim, era algo ainda nebuloso. Porém, conhecer o real significado do termo e, mais ainda, entender o tamanho do potencial que uma união deste tipo pode proporcionar, me faz ver quão importante é difundir essa possibilidade para outros empresários que, assim como eu, buscam o crescimento de seus negócios todos os dias.

Mas afinal, o que é um ecossistema?

Resumidamente, um ecossistema é uma união entre empresas de um mesmo setor ou com o mesmo propósito empresarial que proporcionam uma oferta de serviços e produtos aumentada, facilitada e com mais dinamismo para seus clientes e prospectos. Com outras palavras, são empresas que se unem para um mesmo fim: oferecer em um mesmo atendimento, uma gama de serviços muito mais ampla.

Não estamos falando de investimentos, fusões etc. Isso pode gerar confusões. Como um ecossistema biológico, as empresas continuam operando em sua individualidade e especializadas em suas atividades, mas possuem essa interconexão e sinergia para aumentar a visão holística do setor em que operam. Um fornecedor único com capacidade de várias empresas juntas.

Como surgiram os ecossistemas de negócios?

A origem está na China, uma das economias que mais cresce no mundo. O país vem obtendo dados impressionantes desde sua entrada na Organização Mundial do Comércio, há 16 anos, saindo da sexta colocação entre os maiores PIBs do mundo, para chegar à segunda em 2018.

A intensa competividade chinesa e seu ritmo acelerado obrigou as empresas a buscarem por inovações, adaptabilidade e agilidade. Por isso, nada mais evidente que estar ali a fonte desse novo modelo de negócio.

A chinesa Alibaba é um desses grandes ecossistemas mundiais. O conhecido marketplace AliExpress é uma das empresas que formam parte dessa união, por exemplo. Fundado em 1999 com foco no comércio online, hoje, o Alibaba é considerado como pioneiro e um dos ecossistemas mais conhecidos e exitosos, globalmente.

Inquestionavelmente, este modelo tem dominado o mercado chinês nos últimos anos e pode ser um dos responsáveis por criar uma base sólida para o crescimento exponencial de inúmeras empresas interligadas por estes ecossistemas.

Para nós, do outro lado do planeta, este é um grande benefício, pois nos permite trabalhar em inovações com mais segurança sobre sua efetividade. Além de apresentar o que comumente chamamos de “caminho das pedras”.

E quais são as vantagens?

Resumidamente, para clientes e prospectos o ganho está na praticidade e segurança, já que com um mesmo fornecedor ou em uma mesma página online, ele consegue obter tudo que buscava.

Já para as empresas, significa ganhar aliados e uma troca permanente de expertise. São mentes brilhantes que estão sempre dispostas a trazer novidades e inovação para o setor em que atuam. Em um mundo que nos exige, diariamente, flexibilidade, colaboração e adaptação, um ecossistema pode representar um futuro promissor e uma visão exponencial do mercado.

E você? Está preparado para um futuro colaborativo por meio de Ecossistemas empresariais?

 

Pedro Luís Torrano é sócio-diretor da Triart 

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Nosso melhor e nosso pior, tudo reunido nessa retomada

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Nosso melhor e nosso pior, tudo reunido nessa retomada

Provocados pelas ações de relaxamento dos protocolos promovidos pelo Governo do Estado, percebemos uma aceleração e alta da demanda para o retorno dos eventos físicos. Tanto é verdade, que praticamente já não existem mais espaços vagos para festas de confraternização de empresas aqui na cidade de São Paulo. Por isso, este é um bom momento para lembrar de nossas reflexões e expectativas sobre essa volta aos tempos de liberdade e negócios presenciais.

Muita coisa mudou desde fevereiro de 2020, quando todo esse pesadelo começou. Tivemos que enfrentar e conviver com mudanças não programadas e, mesmo num cenário de caos, conseguimos rever alguns rumos e implementar mudanças que nós mesmos lideramos. Algumas agências morreram, algumas ainda estão penando para superar a crise, e outras tantas sobreviveram. Agora, chegou a hora de mostrar o quanto nós, os seres humanos responsáveis por elas, conseguimos aprender e promover melhorias para o período de retomada.

Para este retorno, temos à disposição nossa melhor e nossa pior parte. Temos a oportunidade de, novamente, escolher as armas do jogo. Mas, infelizmente, temos observado que os comportamentos predatórios, provocados por nossa pior parte, têm prevalecido e têm sido usados com muita força por clientes e agências.

Observamos as áreas de compras dos clientes pressionando cada vez mais por preços impraticáveis e longos prazos de pagamento. Clientes sem a mínima empatia pela indústria de eventos, que ainda sofre os efeitos da crise. Percebemos também empresários e agências endividadas aceitando qualquer condição para voltar ao jogo, assim como processos de concorrência sendo depreciados pelas próprias agências.

No espírito de sobreviver, estamos encarando nossos concorrentes como inimigos – prontos para a “olimpíada do mata-mata”. Não conseguimos entender que, quando eliminamos e perdemos nossos pares, perdemos nossa comunidade, também como seres humanos, e consequentemente como empresas, ficamos mais isolados e frágeis. É preciso combater a desigualdade e não o nosso adversário ou concorrente.

Pelo que parece, voltaremos a agir no velho modus operandi, em que o que importa é sobreviver, e não construir negócios saudáveis para as pessoas e empresas. Observamos que, mesmo com a consciência adquirida no caos, optamos por permanecer doentes, continuando a dizer sim para o que não acreditamos, e não para o que de fato gostaríamos que acontecesse. Optamos por continuar correndo atrás do rabo.

Isso explica o fato de sofrermos esta grande epidemia de ansiedade e depressão. Já éramos os campeões mundiais de consumo de antidepressivos, ansiolíticos e remédios para dormir; agora, estamos perdendo de vez a imagem de um povo alegre, feliz e guerreiro.

O fato é: por que agimos de determinada maneira contra os valores que acreditamos? Como seres humanos, somos capazes de atos tão magníficos e transformadores, mas também de tantas atrocidades contra o nosso próprio mercado. Como garantir que as escolhas estejam alinhadas com nossas crenças?

A neurociência alerta que agimos assim, de forma a sabotar nossas vontades, não por sermos fracos ou impotentes, mas por nos sentirmos desta forma. É o nosso sentimento de fraqueza que impede a transformação. E isso acontece porque vivemos em bolhas limitadas e viciadas. Nelas, somos lembrados constantemente do “nosso pior”.

Por sorte, a neurociência também nos mostra que podemos melhorar isso, nos cercando de diferentes pessoas. Quando nos abrimos para a diversidade, ampliamos as possibilidades de ouvir e perceber diferentes visões sobre nossas potências. Assim, damos chance para que o “nosso melhor” também apareça.

Existem algumas transformações que talvez sejam inatingíveis, mas muitas vezes uma mudança parcial pode representar a solução. Quando falamos de mudança, é preciso lembrar que 50% de nossas escolhas são baseadas em nossa essência. É um processo biológico, é o jeito que nós somos. Mas a outra metade desse processo se dá pelo aprendizado e pelo ambiente em que vivemos.

Precisamos acreditar nas mudanças que almejamos e, sempre que possível, escolher ambientes propícios às nossas crenças. Por isso, quando estiver conversando com alguém que tenha um ponto de vista completamente contrário ao seu, não tente negar tudo e colocar essa pessoa em uma bolha ignorável. Procure entender o outro lado da história, do contexto, e aproveite, pois encarar e aprender com aquilo que não sabemos é muito mais vantajoso do que reforçar aquilo que já sabemos.

Para manter-se aberto ao aprendizado, as certezas são mais prejudiciais do que as dúvidas. E é importante lembrar disso, pois desacordos acontecem a todo momento. Nem sempre o outro é o problema, nós também somos.

Ronaldo Ferreira Júnior é conselheiro da Ampro – Associação das Agências de Live Marketing, CEO da um.a #diversidadeCriativa.

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