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Guia de boas práticas traz dez recomendações para feiras e exposições

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A Comunidade BenchMICE, grupo fechado para gestores/buyers de eventos de grandes marcas, administrado pela Evento Único, acaba de lançar o primeiro Guia de Boas Práticas em Feiras & Exposições. O documento traz 10 recomendações essenciais para tornar mais ético, justo e sustentável o relacionamento entre marcas patrocinadoras de eventos de negócios, empresas fornecedoras e organizadores de feiras e eventos.

As regras, elaboradas a partir da demanda de marcas de vários segmentos que investem, em média, R$ 1,5 bilhão por ano em eventos corporativos, feiras, congressos e patrocínios, tratam sobre a composição dos valores do metro quadrado para a montagem de estandes, a cobrança de taxas de fornecedores, a escolha do fornecedor pelo expositor / patrocinador, a antecedência mínima de entrega do Manual do Expositor, cobranças extras, dados fornecidos pelo promotor e prazos de pagamento.

“Em uma nova sociedade pós-pandemia, onde a gestão das empresas se alinha aos conceitos ESG, (…) olhar e boas práticas, pilares do Pacto Global da ONU 2030, tornam-se essenciais a qualquer empresa que queira estar em conformidade com o que é certo, garantindo assim sua boa imagem junto a seus clientes, colaboradores, parceiros e sociedade. (…) O mercado de eventos espera ansiosamente por relações mais sustentáveis entre clientes e fornecedores. Através deste guia, entendemos que estamos contribuindo na obtenção de práticas justas a todos, promovendo a ética e a transparência e criando assim um novo modelo de negócios”, dizem trechos do Guia.

O lançamento oficial aconteceu em evento online, organizado pela Evento Único, no último dia 14, com a participação de diversos representantes do mercado MICE – Meetings, Incentives, Conferences & Exhibitions e quem perdeu pode assistir acessando o canal.

O documento também recebeu apoio de empresas fornecedoras e organizadoras de feiras e por fazer parte de um setor dinâmico, permanecerá aberto a sugestões de outros players como por exemplo, as associações.

“O setor de Eventos é responsável pela movimentação de bilhões e por empregar profissionais que vão do marceneiro ao segurança, de recepcionistas a executivos e gestores de eventos, por isso, garantir sua sustentabilidade com mais empatia entre os stakeholders é fundamental na geração destes empregos e riqueza ao país”, afirma a CEO da Evento Único, Roberta Nonis.

A Comunidade BenchMICE é formada, atualmente, por 140 Gestores de Eventos de 95 empresas, entre elas nomes como Nestlé, XP, Biolab, Aché, Nissan, Embraer, TIM, Novartis, Roche, Deloitte, BRF, P&G, Vivo, SulAmérica e Microsoft e outras, com objetivo de unir clientes da cadeia produtiva da indústria de Eventos. Iniciativa da Evento Único desde 2019, a comunidade tornou-se o maior e mais representativo grupo de Gestores de Eventos do país. Com agenda de reuniões mensais, oferece ainda encontros educacionais com atualizações em gestão estratégica de eventos e pessoas, estimula o compartilhamento de boas práticas, promove o desenvolvimento contínuo dos profissionais e, como parte fundamental da agenda, incentiva o diálogo entre os stakeholders.

Além do Guia, fazem parte das entregas da Comunidade outros materiais, como modelos de concorrência, política de eventos, cronograma de ações, checklists, modelos de briefing, indicações e outros itens que compõem uma biblioteca corporativa inédita para Eventos.

Conheça as dez recomendações 

1) Recomendamos que o valor do m2 para montagem de estandes em feiras e exposições comercializado pelas promotoras deve incluir o espaço em si e a entrega deste espaço demarcado em conformidade com a planta utilizada na venda e na data e hora estabelecidas em contrato. O promotor de feiras e exposições pode, a sua escolha, incluir ou não no valor do m2 taxas de limpeza, energia, segurança e outras. Aos clientes/expositores recomendamos atenção ao contrato, exija que esteja claro quanto a inclusão ou não de taxas, a fim de evitar surpresas e pontos de atrito no futuro.

2) Quando os valores das taxas de limpeza, energia, segurança e outras não estiverem incluídos no valor do m2, recomendamos aos clientes/expositores solicitar ao promotor de feiras e exposições a demonstração com transparência de como realizou o rateio das despesas (ex.: medição de energia antes e depois da realização da feira e ou exposição e devido cálculo pro rata por m2).

3) Recomendamos que o promotor de feiras e exposições mantenha-se fiel à ética proposta pelos conceitos ESG e não cobre taxas de fornecedores para cadastrá-los como oficiais ou permitir sua atuação no evento.

4) Recomendamos aos clientes/expositores verificar antes de assinar o contrato se o promotor restringe a contratação de fornecedores.

5) O expositor/patrocinador que adquire o espaço/m2 tem o direito de escolher o fornecedor de sua preferência para a montagem do estande, serviço de buffet e outros serviços necessários ao funcionamento das ações programadas para acontecerem em seu estande durante o evento. Cabe ao expositor/patrocinador verificar se os fornecedores contratados possuem capacidade técnica para a prestação dos serviços e se estão devidamente autorizados pelos órgãos competentes a exercerem suas atividades.

6) Quando limpeza e segurança não estão incluídos no valor do m2, o expositor/patrocinador tem o direito de escolher o fornecedor de sua preferência e confiança desde que estejam dentro dos padrões exigidos por Lei como por exemplo, no caso dos serviços de segurança que devem seguir a Lei 7.102/83.

7) Recomendamos que o promotor de feiras e exposições entregue o “Manual do Expositor” com antecedência mínima de 90 dias ao expositor/patrocinador, oferecendo a este tempo para se adequar às regras e providenciar a produção de seus estandes ciente delas.

8) A cobrança por crachás extras, inclusive para profissionais de serviços e apoio, pode acontecer desde que no contrato o promotor de feiras e exposições já tenha informado o número de crachás disponíveis ao expositor/patrocinador correspondentes ao espaço adquirido.

9) Recomenda-se que o promotor de feiras e exposições, ao oferecer seu produto aos expositores, forneça metas qualitativas e quantitativas do público esperado, menções na mídia e outros indicadores que, ao final do evento, possam ser mensurados e apresentados como ROI, Retorno ao Investimento.

10) Recomenda-se que clientes de serviços de eventos, expositor/patrocinador de feiras e exposições, pratiquem prazo de pagamento de 30 a 45 dias no máximo, visto que a cadeia produtiva é composta em sua maioria por empresas de pequeno e médio porte, que, ao aceitar prazos superiores ao recomendado, terão que buscar recursos em instituições financeiras gerando maior custo ao próprio cliente. Para montadoras de estandes é recomendável a antecipação de 50% do valor dos serviços contratados a fim de custear a compra da matéria prima e parte da mão de obra necessária à produção do estande.

Profissionais do mercado interessados em receber o documento completo do Guia de Boas Práticas em Feiras & Exposições devem acessar as redes sociais da Evento Único e solicitar via mensagem privada ou nos comentários dos posts.

 

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Sem Parar supera 7 milhões de tags

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No Dia do Consumidor, celebrado nesta sexta (15), o Sem Parar, ecossistema de mobilidade com foco em veículos, comemora um marco significativo ao superar 7 milhões de tags ativas em todo país. Como parte dessa celebração, a empresa preparou uma ativação de marca exclusiva e uma estratégia em redes sociais para agradecer aos clientes da marca.

Na sexta-feira (15), o time da marca estará presente no Auto Posto Iapó, na Casa Verde (SP) e irá distribuir vouchers de R$ 100,00 para os 100 primeiros clientes que abastecerem utilizando o Sem Parar e brindes para clientes que passarem pelo local. A ação acontecerá das 12h às 14h. Clientes que ainda não estiverem habilitados para abastecer usando Sem Parar poderão ativar o serviço na hora e ganhar seu voucher também.

Quem passar pelo posto ao longo do dia também poderá conferir uma réplica em tamanho real do carro de corrida utilizado pelo piloto Gui Salas, que corre na temporada 2024 da Stock Car com patrocínio Sem Parar.

“Chegar aos 7 milhões de tags nos deixa muito felizes do caminho que construímos com nossos clientes há mais de 20 anos e nada mais justo do que comemorar com quem faz parte dessa história”, conta Gabriel Porto, CMO do Sem Parar. “São mais 7 milhões de veículos que utilizam a tag Sem Parar diariamente em suas jornadas, são clientes que escolheram viver no modo livre. É um número que simboliza a nossa responsabilidade em oferecer o mais completo ecossistema de mobilidade e uma experiência de uso única para nossos clientes, com solução inovadoras para uma jornada dentro e fora do carro”, completa Porto.

A celebração dos 7 milhões de tags Sem Parar continua nas redes sociais a partir de 19 de março, quando a empresa irá interagir com clientes por meio de seu perfil de Instagram. Ao longo da semana, os seguidores poderão compartilhar suas histórias com o Sem Parar e a marca selecionará as melhores histórias para presentear com pagamento integral de débitos veiculares, como IPVA e multas de trânsito.

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AMPRO e Cannes Lions realizarão um evento para oferecer insights e dicas sobre como elaborar uma inscrição para o prêmio

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No dia 19 de março, a partir das 10h, a AMPRO – Associação de Marketing Promocional, em parceria com o Cannes Lions Festival e o Estadão, representante oficial do evento no Brasil, realizarão o webinar “Brand Experience & Activation”, que contará com a presença de Joana Inacio, Awards Lions Partner. O evento é gratuito, mas requer inscrição prévia.

A iniciativa busca orientar os participantes sobre os detalhes do processo de inscrição, oferecendo dicas para destacar suas campanhas no maior festival de criatividade do mundo. Os representantes do Cannes Lions falarão sobre o festival como um todo: das inscrições ao processo do júri na escolha das peças.

“A criatividade brasileira obteve enorme sucesso no cenário global no Cannes Lions ao longo dos anos. E os Leões de Experiência e Ativação de Marca não são exceção, com trabalhos vencedores definindo a direção futura do setor. Neste evento exclusivo, compartilharemos alguns conselhos de melhores práticas, dicas e insights sobre o Brand Experience & Activation Lion, juntamente com uma grande dose de inspiração criativa”, explica Marian Brannelly, Global Director of Awards do LIONS.

Heloísa Santana, que foi jurada por duas vezes do Cannes Lions Festival e hoje é presidente da AMPRO, afirma que a categoria Brand Experience & Activation cresce globalmente – em inscrições e reconhecimento. “Em 2023, essa foi a categoria que mais trouxe Leões para o Brasil, entretanto, são agências fora do universo da AMPRO. Entendemos que é uma oportunidade de aproximar as agências da comunidade AMPRO, que apresenta cases excelentes de construção de marca e experiência do consumidor, dentro dos 4 critérios de julgamento: 1. Criação; 2. Estratégia; 3. Execução e 4. Resultados.  O Ampro Awards é uma prova viva disso! Essa é mais uma prestação de serviços da AMPRO, para nossa comunidade!”, disse ela.

Para participar é necessário se inscrever no link.

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