A Comunidade BenchMICE, grupo fechado para gestores/buyers de eventos de grandes marcas, administrado pela Evento Único, acaba de lançar o primeiro Guia de Boas Práticas em Feiras & Exposições. O documento traz 10 recomendações essenciais para tornar mais ético, justo e sustentável o relacionamento entre marcas patrocinadoras de eventos de negócios, empresas fornecedoras e organizadores de feiras e eventos.

As regras, elaboradas a partir da demanda de marcas de vários segmentos que investem, em média, R$ 1,5 bilhão por ano em eventos corporativos, feiras, congressos e patrocínios, tratam sobre a composição dos valores do metro quadrado para a montagem de estandes, a cobrança de taxas de fornecedores, a escolha do fornecedor pelo expositor / patrocinador, a antecedência mínima de entrega do Manual do Expositor, cobranças extras, dados fornecidos pelo promotor e prazos de pagamento.

“Em uma nova sociedade pós-pandemia, onde a gestão das empresas se alinha aos conceitos ESG, (…) olhar e boas práticas, pilares do Pacto Global da ONU 2030, tornam-se essenciais a qualquer empresa que queira estar em conformidade com o que é certo, garantindo assim sua boa imagem junto a seus clientes, colaboradores, parceiros e sociedade. (…) O mercado de eventos espera ansiosamente por relações mais sustentáveis entre clientes e fornecedores. Através deste guia, entendemos que estamos contribuindo na obtenção de práticas justas a todos, promovendo a ética e a transparência e criando assim um novo modelo de negócios”, dizem trechos do Guia.

O lançamento oficial aconteceu em evento online, organizado pela Evento Único, no último dia 14, com a participação de diversos representantes do mercado MICE – Meetings, Incentives, Conferences & Exhibitions e quem perdeu pode assistir acessando o canal.

O documento também recebeu apoio de empresas fornecedoras e organizadoras de feiras e por fazer parte de um setor dinâmico, permanecerá aberto a sugestões de outros players como por exemplo, as associações.

“O setor de Eventos é responsável pela movimentação de bilhões e por empregar profissionais que vão do marceneiro ao segurança, de recepcionistas a executivos e gestores de eventos, por isso, garantir sua sustentabilidade com mais empatia entre os stakeholders é fundamental na geração destes empregos e riqueza ao país”, afirma a CEO da Evento Único, Roberta Nonis.

A Comunidade BenchMICE é formada, atualmente, por 140 Gestores de Eventos de 95 empresas, entre elas nomes como Nestlé, XP, Biolab, Aché, Nissan, Embraer, TIM, Novartis, Roche, Deloitte, BRF, P&G, Vivo, SulAmérica e Microsoft e outras, com objetivo de unir clientes da cadeia produtiva da indústria de Eventos. Iniciativa da Evento Único desde 2019, a comunidade tornou-se o maior e mais representativo grupo de Gestores de Eventos do país. Com agenda de reuniões mensais, oferece ainda encontros educacionais com atualizações em gestão estratégica de eventos e pessoas, estimula o compartilhamento de boas práticas, promove o desenvolvimento contínuo dos profissionais e, como parte fundamental da agenda, incentiva o diálogo entre os stakeholders.

Além do Guia, fazem parte das entregas da Comunidade outros materiais, como modelos de concorrência, política de eventos, cronograma de ações, checklists, modelos de briefing, indicações e outros itens que compõem uma biblioteca corporativa inédita para Eventos.

Conheça as dez recomendações 

1) Recomendamos que o valor do m2 para montagem de estandes em feiras e exposições comercializado pelas promotoras deve incluir o espaço em si e a entrega deste espaço demarcado em conformidade com a planta utilizada na venda e na data e hora estabelecidas em contrato. O promotor de feiras e exposições pode, a sua escolha, incluir ou não no valor do m2 taxas de limpeza, energia, segurança e outras. Aos clientes/expositores recomendamos atenção ao contrato, exija que esteja claro quanto a inclusão ou não de taxas, a fim de evitar surpresas e pontos de atrito no futuro.

2) Quando os valores das taxas de limpeza, energia, segurança e outras não estiverem incluídos no valor do m2, recomendamos aos clientes/expositores solicitar ao promotor de feiras e exposições a demonstração com transparência de como realizou o rateio das despesas (ex.: medição de energia antes e depois da realização da feira e ou exposição e devido cálculo pro rata por m2).

3) Recomendamos que o promotor de feiras e exposições mantenha-se fiel à ética proposta pelos conceitos ESG e não cobre taxas de fornecedores para cadastrá-los como oficiais ou permitir sua atuação no evento.

4) Recomendamos aos clientes/expositores verificar antes de assinar o contrato se o promotor restringe a contratação de fornecedores.

5) O expositor/patrocinador que adquire o espaço/m2 tem o direito de escolher o fornecedor de sua preferência para a montagem do estande, serviço de buffet e outros serviços necessários ao funcionamento das ações programadas para acontecerem em seu estande durante o evento. Cabe ao expositor/patrocinador verificar se os fornecedores contratados possuem capacidade técnica para a prestação dos serviços e se estão devidamente autorizados pelos órgãos competentes a exercerem suas atividades.

6) Quando limpeza e segurança não estão incluídos no valor do m2, o expositor/patrocinador tem o direito de escolher o fornecedor de sua preferência e confiança desde que estejam dentro dos padrões exigidos por Lei como por exemplo, no caso dos serviços de segurança que devem seguir a Lei 7.102/83.

7) Recomendamos que o promotor de feiras e exposições entregue o “Manual do Expositor” com antecedência mínima de 90 dias ao expositor/patrocinador, oferecendo a este tempo para se adequar às regras e providenciar a produção de seus estandes ciente delas.

8) A cobrança por crachás extras, inclusive para profissionais de serviços e apoio, pode acontecer desde que no contrato o promotor de feiras e exposições já tenha informado o número de crachás disponíveis ao expositor/patrocinador correspondentes ao espaço adquirido.

9) Recomenda-se que o promotor de feiras e exposições, ao oferecer seu produto aos expositores, forneça metas qualitativas e quantitativas do público esperado, menções na mídia e outros indicadores que, ao final do evento, possam ser mensurados e apresentados como ROI, Retorno ao Investimento.

10) Recomenda-se que clientes de serviços de eventos, expositor/patrocinador de feiras e exposições, pratiquem prazo de pagamento de 30 a 45 dias no máximo, visto que a cadeia produtiva é composta em sua maioria por empresas de pequeno e médio porte, que, ao aceitar prazos superiores ao recomendado, terão que buscar recursos em instituições financeiras gerando maior custo ao próprio cliente. Para montadoras de estandes é recomendável a antecipação de 50% do valor dos serviços contratados a fim de custear a compra da matéria prima e parte da mão de obra necessária à produção do estande.

Profissionais do mercado interessados em receber o documento completo do Guia de Boas Práticas em Feiras & Exposições devem acessar as redes sociais da Evento Único e solicitar via mensagem privada ou nos comentários dos posts.