Silvia Zillo: Como economizar sem comprometer a qualidade do seu evento

14 de dezembro de 2017
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(*) por Silvia Zillo

Eventos corporativos ainda são um dos melhores recursos para sua empresa se aproximar dos clientes, prospects e público e criar oportunidades de proporcionar a eles experiências memoráveis. Não à toa, o último estudo da Associação de Marketing Promocional (AMPRO), indicou esta ferramenta no topo do ranking das que fazem parte do investimento das empresas.

No entanto, a organização de um evento, seja ele um encontro mais informal ou um grande congresso exige o cuidado com detalhes que, se deixados de lado, podem comprometer o resultado final e acabar com experiências negativas que, com certeza, sua empresa não vai desejar.

Mas como realizar um bom evento quando o orçamento é limitado? Quando isso acontece, o melhor a fazer é usar a criatividade e ter certeza de possuir bons fornecedores com preços competitivos. E se a ideia é economizar, é preciso saber quando a “economia” não irá se tornar um gasto desnecessário. Veja algumas dicas:

– Tenha uma agência parceira de (muita!) confiança. Nem sempre o menor preço é sinônimo de economia. Muitas vezes o melhor é ouvir a voz da experiência de quem está no mercado só para executar esse tipo de serviço e já tem o caminho para o fornecedor mais adequado, mesmo que seja para acrescentar uns valores a mais no final do projeto.

Já aconteceu de um cliente, na visita técnica, querer utilizar as cadeiras do local para compor as mesas do jantar ao invés de locar cadeiras de fora, apenas por economia. Foi dito que o ideal seria locar cadeiras menores e que tivessem mais a ver com o tipo do evento, já que as do espaço, além de grandes demais, eram muito formais. Ainda assim, a resposta foi negativa.

No dia do evento, o espaço já montado com as mesas e as cadeiras ficou muito apertado e não ficou bonito. Quase não era possível caminhar entre uma mesa e outra. O resultado? No próprio dia do evento, pouco tempo antes do início, tivemos que ligar como loucos para fornecedores de cadeiras e ver se conseguíamos a quantidade em tempo hábil para entrega. Conseguimos, porém o custo acabou sendo maior do que se tivéssemos locado com antecedência.

– Cuidado com determinados itens. Dependendo do item do evento, não se deve economizar no sentido de querer o melhor preço. São exemplos a cenografia, o gerador (que é sempre necessário, independentemente do uso) e a projeção. Estes itens são de muita importância e ter um fornecedor que cobre barato, muitas vezes não significa economia. No caso do gerador, investe-se para tê-lo porque, caso venha ser necessário, é um item que vai salvar o evento.

– Segurança é fundamental. Especialmente para congressos e feiras, é imprescindível a presença deste profissional em todos os momentos, principalmente no período noturno. Se é um stand com muitos itens do próprio cliente ou mesmo algum item de valor do fornecedor do stand (uma iluminação, algum equipamento eletrônico etc), segurança é essencial para que nada seja furtado. Um problema desse tipo por economia desnecessária pode custar um preço alto, muito alto.

Cada evento é único e ao analisar a planilha de orçamento, é comum a decisão de cortar itens quando o valor ultrapassa o budget. Nesta hora, é necessário estar atento ao que não deve ser cortado para evitar consequências desagradáveis durante a montagem ou até mesmo no evento, pelo simples fato da “economia”.

Nem sempre o mais caro é o melhor, porém é fundamental termos as melhores referências, tanto do fornecedor que está sendo contratado e até mesmo da agência que se contratou.

Planejamento! Sabemos que mundo perfeito não existe, porém, o ideal é sempre podermos planejar o evento com antecedência para que, assim, consigamos otimizar ainda mais os custos de um evento. Planejar com antecedência garante melhores negociações com todos os fornecedores envolvidos, pois a demanda da concorrência ainda será menor.

(*) Silvia Zillo é sócia-diretora da Zillo Eventos