Gerenciar pessoas é, sem sombra de dúvidas, um dos maiores desafios de uma empresa, mas é também o elemento indiscutível para o sucesso de uma organização. O fato é que coordenar uma equipe não requer só liderança e planejamento. Sem uma comunicação eficaz, os projetos não evoluem, condenando boas ideias e excelentes empresas ao fracasso.

Todas as empresas, independentemente de porte ou segmento, possuem dificuldades na comunicação interna. Pensando nisso, selecionei os seis maiores desafios da comunicação interna e como solucioná-los com ações simples do dia a dia.

#1 Desencontro entre estratégia organizacional e comunicação: Não importa qual seja o objetivo estratégico, se o planejamento envolve toda a empresa ou apenas algumas equipes segmentas por projetos, todos os colaboradores envolvidos precisam estar cientes das etapas do processo, como quais os detalhes das ações, as metas, como será a mensuração, etc. Um planejamento estratégico, quando bem explicado, tende a gerar engajamento, fazendo com que todos se dediquem em prol do resultado. Comunicar as etapas de maneira assertiva, apesar de simples, não é fácil. Uma das dicas é transmitir a informação em mais de um canal e, depois disso, manter o comunicado em ambientes onde possam sempre ser consultados. O primeiro passo pode ser a comunicação direta com a liderança, que vai apresentar o plano, o passo a passo das ações, as metas e as ferramentas de mensuração. Depois, é preciso disponibilizar o planejamento detalhadamente na intranet da empresa, ambiente onde os colaboradores envolvidos podem acompanhar as ações e revisitar a estratégia.

#2 Atrair a atenção das pessoas para as notícias organizacionais: Fazer a informação chegar aos colaboradores é tão importante quanto atrair a atenção e ter a mensagem entendida por seu público. Estamos vivemos em um mundo líquido, onde uma enxurrada de informação cruza nossos caminhos e nossa atenção é disputada segundo a segundo. Uma das maneiras de ser relevante é contar histórias que envolvam o público interno e as quais eles possam ser representados. As ferramentas de comunicação também exercem grande poder nesse sentido. Uma TV interna ou jornal mural tem limitações físicas e de atenção, enquanto a intranet está baseada no conceito on demand. Ou seja, o colaborador vai acessar a informação de acordo com sua própria necessidade e disponibilidade. Ter uma ferramenta na nuvem que possibilite o acesso por meio de diversos aparelhos e em qualquer lugar, são outras vantagens. Alguns artifícios podem ser usados para trazer acessos para a intranet, entre eles integrar vantagens e benefícios, documentos empresariais, processos burocráticos, etc.

#3 Tecnologias ultrapassadas: Uma grande queixa do público interno é a lentidão com que algumas empresas se adaptam à tecnologia. Uma pesquisa feita em 2017, no Reino Unido, pela agência Gatehouse, ouviu 450 profissionais de comunicação interna. Desses, 49% consideram ultrapassadas as tecnologias utilizadas pelas empresas para se comunicarem com seus colaboradores. O mundo se modernizou, os hábitos mudaram e as empresas precisam acompanhar. Manter os canais de comunicação no mundo off-line não gera engajamento e, consequentemente, faz com que as mensagens mais importantes simplesmente não chegam aos receptores alvo.

#4 Reputação e imagem: Poucos sabem que o público interno são os grandes embaixadores da marca. De nada vale investir milhões na comunicação externa e gritar aos quatro ventos todas as maravilhas realizadas pela marca, se o os funcionários não ajudarem a construir a imagem e reputação que a empresa deseja ter. Apesar do advento das redes sociais, as pessoas ainda valorizam o bom e velho boca a boca. A maioria credita credibilidade à informação quando essa é fornecida pelas redes de relacionamento oficiais. Os empregados têm forte influência sobre as percepções que a marca deixa no mercado e, se eles não estiverem bem informados, as chances de sucessos da empresa ficam reduzidas. Existe uma forte correlação entre a boa comunicação interna e o engajamento de funcionários. Quando os empregados entendem o que a empresa espera de seu trabalho e a importância daquilo que realizam todos os dias, é mais fácil se engajar nas causas e objetivos da organização. Eles se veem representados no sucesso obtido

#5 Comunicação com a liderança: Embora os veículos de comunicação interna tenham papel indiscutível, a comunicação com a liderança é um dos maiores influenciadores de uma comunicação interna bem-feita. Em via de regra, o líder é o responsável por permear os valores e as metas dentro de uma equipe. Nesse sentido, mesmo defendendo a comunicação transparente, algumas informações são estratégicas e de responsabilidade de algumas pessoas da hierarquia. Separar o detalhamento das notícias e entregar as informações de maneira segmentada é outro grande desafio. Essa fragmentação também serve para a agilidade dos processos. Estamos vivendo grandes mudanças, e são inúmeros os desafios do ambiente globalizado. Por isso, é importante que os ambientes sejam ágeis e dinâmicos. Entregar a mensagem certa, que ajude o colaborador a desempenhar sua função e não desvie sua atenção para outros fatores irrelevantes, torna o clima mais leve e muito mais agradável.

#6 Comunicação com a equipe: Existe uma diferença entre comunicação para a equipe e comunicação com a equipe. Na primeira, a mensagem corre em mão única, onde a empresa fala e o colaborador escuta. Já na segunda, é estabelecido um diálogo, onde um fala e o outro responde. Infelizmente, algumas empresas ainda não perceberam que o canal de escuta precisa estar aberto. O maior desafio das organizações é serem menos produtoras de conteúdo para serem mais articuladoras. A adaptação dos meios internos de comunicação precisa pensar em como ouvir o colaborador, desde recursos simples, como a criação de uma pesquisa interna, até o espaço onde ele consiga se expressar de maneira completa e livre. Estamos em um momento em que precisamos incentivar as pessoas a conversarem, a ouvirem e a confiarem umas nas outras.

Apesar de muitos desafios, o tempo é de grandes oportunidades. Temos a tecnologia como uma importante aliada. Quando empregada da maneira correta, ela facilita caminhos, integra soluções, democratiza o acesso e constrói pontes para o futuro. Com a dose certa de trabalho e dedicação, somados as facilidades do mundo moderno, temos a equação perfeita para superar todos os problemas que envolvem a gestão de pessoas. Basta estar aberto às possibilidades.

Antônio Brigaton é Administrador de empresas formado pela FAAP e sócio diretor da Company Group.